弊所ではこのたび、お客様とのメールのやり取りをより安全に行うため、メール環境の見直しとセキュリティ強化を行いました。

メールは日常的な連絡手段ですが、弊所がお客様とやり取りするメールには、特許・商標その他の知的財産に関する情報や、事業に関する重要な情報が含まれることがあります。

そのため、メールが普段どおり使えることだけでなく、送信元を適切に確認できることや、配送時の通信をできる限り安全に行えることも、情報管理の一部だと考えています。

今回見直したこと

今回の見直しでは、大きく二つの点を強化しました。

一つは、弊所を装った「なりすましメール」への対策です。

インターネット上のメールは、表示されている送信元だけでは、本当にその組織から送信されたメールなのかを十分に判断できない場合があります。

そこで、弊所から送信されたメールであることを受信側のメールシステムが確認するための仕組みであるSPF、DKIM、DMARCについて、メール環境全体の構成とあわせて見直しました。

これらは、弊所のドメインを使ったメールについて送信元を確認しやすくし、弊所を装ったメールが正規のメールと誤認されるリスクを低減するための仕組みです。

もう一つは、弊所宛てにメールが配送される際の通信です。

対応するメールシステムから弊所へメールが配送される際に、暗号化された通信を求めるための仕組み（MTA-STS）を導入するとともに、配送時に暗号化通信上の問題が発生していないかを把握するための仕組み（TLS-RPT）も整備しました。

あわせて、メールシステムをMicrosoft 365へ統合し、メール環境の運用基盤についても見直しています。

お客様側での変更はありません

今回の見直しに伴い、お客様側でメールソフトの設定を変更したり、特別な操作をしていただいたりする必要はありません。

これまでどおり、弊所のメールアドレスへご連絡いただけます。

また、今回導入した仕組みによって、メールに関するすべてのリスクがなくなるわけではありません。

情報セキュリティには一つの対策だけで十分というものはなく、利用する仕組みや外部環境の変化に応じて継続的に見直していく必要があると考えています。

重要な情報をお預かりする立場として

メールシステムは、お客様から見れば普段あまり意識することのない部分かもしれません。

しかし弊所では、特許・商標その他の知的財産に関する重要な情報をお預かりする立場として、情報の適切な管理を重要な責務の一つと考えております。

お客様に安心してご相談・ご依頼いただくためには、直接目に触れるサービスだけでなく、それを支える情報管理や業務環境についても、必要な改善を積み重ねることが必要です。

今後も、メールシステムを含む情報セキュリティ対策について、必要な見直しと改善を継続し、お客様に安心してご相談・ご依頼いただける環境の整備に努めてまいります。